Mitarbeitergeschenk gerne, aber bitte steuerfrei.

Wie Geschenke an Mitarbeiter auch über 60 Euro steuerfrei bleiben.

08. September 2023

Über die Verfasser

Nico Schlomm

Head of B2B

mit freundlicher Unterstützung von

Adrian Stefanow

Partner bei BMS Steuerberater Maulbronn

Inhalt

• Die Bedeutung von Geschenken
• Die steuerlichen Freigrenzen
• Was passiert, wenn Geschenke teurer sind?
• Die Alternative: Betriebsmittel verschenken
• Fazit

Lesezeit ca. 8 min.

Die Bedeutung von Geschenken

Geschenke sind nicht nur eine schöne Geste, um Wertschätzung und Dankbarkeit gegenüber Mitarbeitern auszudrücken, sondern können auch ein nützliches Instrument für die Mitarbeiterbindung und -motivation sein. In der Unternehmenswelt sind sie oft ein Zeichen der Anerkennung für überdurchschnittliche Arbeit, Loyalität oder besondere Leistungen. Doch neben der emotionalen und motivierenden Komponente, die ein Geschenk mit sich bringt, gibt es auch steuerliche Aspekte, die beachtet werden müssen.

Für Unternehmen stellt sich schnell die Frage: Wie werden diese Geschenke steuerlich behandelt? Was sind die Freigrenzen bzw. Freibeträge, um steuerliche Vorteile zu nutzen und zugleich ungewollte steuerliche Belastungen für den Mitarbeiter zu vermeiden? Und wie können Betriebe sicherstellen, dass sie im Einklang mit den geltenden Steuervorschriften handeln?

Zu Geschenken in Form von Gutscheinen oder Geldkarten gibt es eine ganze Menge Informationen. Deshalb beschäftigen wir uns im folgenden Beitrag in erster Linie mit Möglichkeiten der Steueroptimierung bei Sachgeschenken an dein Team.

Welche Grenzen gibt es? – Aktuelle Regelungen zu Geschenken an Mitarbeiter.

Grundsätzlich gibt es drei festgelegte Grenzen zu Mitarbeitergeschenken:

1. Monatliche Freibeträge über Sachzuwendungen:
Das Einkommensteuergesetz gewährt nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG für Sachaufwendungen bis zu 50 € (inkl. Umsatzsteuer) je Teammitglied und Monat Steuerfreiheit. Diese kann natürlich auch für Geschenke genutzt werden, sofern die Freigrenze nicht schon durch regelmäßige Benefits in Anspruch genommen wird.

2. Aufmerksamkeiten aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses:
Geschenke, die aus einem besonderen persönlichen Anlass (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Beförderung) an Mitarbeiter gemacht werden, sind bis zu einem Wert von 60€ (inklusive Umsatzsteuer) steuerfrei. Diese Grenze gilt pro Ereignis. Mehrere Ereignisse können aber nicht in einem Geschenk kombiniert werden. Achtung: Feiertage wie Weihnachten oder das Sommerfest sind kein persönlicher Anlass.

3. Sachzuwendungen bei Betriebsveranstaltungen:
Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeiern oder Sommerfeste) sind bis zu einem Freibetrag von 110€ (inklusive Umsatzsteuer) pro Mitarbeiter und Veranstaltung steuerfrei. Dieser Betrag beinhaltet alle Kosten der Veranstaltung pro Teilnehmer, nicht nur die Geschenke und ist maximal für zwei Veranstaltungen im Jahr anwendbar.

Während Geschenke bis 60 € Wert unter bestimmten Umständen steuerfrei an Mitarbeiter verschenkt werden können, führen Geschenke, die diesen Wert überschreiten, zu steuerlichen Verpflichtungen für den Mitarbeiter.

Selbstverständlich möchten Arbeitgeber ihr Team durch Geschenke nicht zusätzlich zu belasten. Arbeitgeber können deshalb Geschenke an Arbeitnehmer über 60 Euro pauschal versteuern. Das bedeutet, sie übernehmen zu einem Prozentsatz von 30% die Versteuerung für den Mitarbeiter, um möglicherweise entstehende steuerliche Belastungen für den Arbeitnehmer zu tragen. Gleichzeitig führt dies aber wieder zu ungeplanten und vermeidbaren Kosten. Geschenke an Mitarbeiter über 60€ können als zu einem steuerlichen Fallstrick werden.

Was passiert, wenn die Geschenke mehr kosten?

Überschreitet der Wert eines Geschenks die zulässigen Grenzen, muss der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil behandelt und somit versteuert werden. Das bedeutet, der Mitarbeiter muss auf den Wert des Geschenks über 60€ Einkommenssteuer und gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge zahlen.

In der Regel ergeben sich daraus diese drei Folgen:

Kurz gesagt:

Während Geschenke bis 60 € Wert unter bestimmten Umständen steuerfrei an Mitarbeiter verschenkt werden können, führen Geschenke, die diesen Wert überschreiten, zu steuerlichen Verpflichtungen für den Mitarbeiter.

Selbstverständlich möchten Arbeitgeber ihr Team durch Geschenke nicht zusätzlich zu belasten. Arbeitgeber können deshalb Geschenke an Arbeitnehmer über 60 Euro pauschal versteuern. Das bedeutet, sie übernehmen zu einem Prozentsatz von 30% die Versteuerung für den Mitarbeiter, um möglicherweise entstehende steuerliche Belastungen für den Arbeitnehmer zu tragen. Gleichzeitig führt dies aber wieder zu ungeplanten und vermeidbaren Kosten. Geschenke an Mitarbeiter über 60€ können als zu einem steuerlichen Fallstrick werden.

Die Alternative: Betriebsmittel verschenken

Manchmal darf es aber auch gerne etwas mehr sein. Möchte man sein Team außerhalb dieser Grenzen beschenken und das Mitarbeitergeschenk trotzdem steuerfrei ermöglichen, so kann das verschenken von Betriebsmitteln eine gute Alternative sein. Betriebsmittel sind – sofern sie die entsprechenden Voraussetzungen erfüllen – steuerfrei für den Arbeitnehmer und als Betriebsausgabe voll abzugsfähig für das schenkende Unternehmen.

Unter "Betriebsmitteln" versteht man im betriebswirtschaftlichen Kontext langlebige Güter, die nicht direkt in das Endprodukt eines Unternehmens einfließen oder direkt verbraucht werden, sondern dem Betriebsprozess dauerhaft dienen. Betriebsmittel sind also Vermögensgegenstände, die zur Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen benötigt werden und über einen längeren Zeitraum im Unternehmen eingesetzt werden, ohne dass sie ihre Substanz verlieren.

Das klingt als Geschenk für Mitarbeiter im ersten Moment recht langweilig, kann aber durchaus seinen Reiz haben: Neben Möbeln und Büroausstattung, Software, Literatur oder auch Tacker und Locher umfasst der Begriff Betriebsmittel auch die technische Ausstattung der Mitarbeiter oder die Bereitstellung von zur Arbeit notwendiger Kleidung oder hochwertigen Accessiores. Nicht umsonst haben viele Unternehmen in den letzten Jahren zu technischen Artikeln mit Arbeitsbezug wie bspw. Powerbanks, Festplatten oder Kopfhörern gegriffen, um ihrem Team etwas gutes zu tun.

Unter welchen Voraussetzungen ist das Verschenken von Betriebsmitteln möglich?

Für Steuerzwecke, insbesondere in Deutschland, können solche Betriebsmittel oftmals als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Betriebsmittel sind nicht wie Geschenke zu betrachten und fallen somit auch nicht unter die oben genannten Freigrenzen. Hierfür muss allerdings nachgewiesen werden können, dass  das verwendete Produkt überwiegend oder ausschließlich beruflich genutzt wird. Folgende Dinge gilt es zu beachten:

Vorteile durch das Schenken von Betriebsmitteln

Das Verschenken von Betriebsmitteln bringt einige Vorteile aus Arbeitnehmer, aber auch aus Arbeitgeberperspektive mit sich. 

1. Steuerliche Vorteile: Wie zuvor erwähnt, können Betriebsmittel in vielen Fällen als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Darüberhinaus sind Betriebsmittel für Arbeitnehmer – anders als Geschenke im Wert über den Freigrenzen – steuerlich nicht belastend.

2. Erhöhte Produktivität: Ein hochwertiges Betriebsmittel kann die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter steigern. Zum Beispiel können technisches Equipment, Fitnessgeräte oder Arbeitsrucksäcke die Arbeitsgeschwindigkeit oder -qualität verbessern.

3. Mitarbeiterbindung: Die Investition in Betriebsmittel zeigt den Mitarbeitern, dass das Unternehmen in ihre berufliche Entwicklung und ihr Wohlbefinden investiert. Das kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen und somit die Fluktuation reduzieren.enken von Betriebsmitteln bringt einige Vorteile aus Arbeitnehmer, aber auch aus Arbeitgeberperspektive mit sich. 

4. Praktischer Nutzen: Im Gegensatz zu traditionellen Geschenken, die vielleicht nicht immer den Geschmack jedes Mitarbeiters treffen, haben Betriebsmittel einen direkten und praktischen Nutzen im beruflichen Alltag. von Betriebsmitteln bringt einige Vorteile aus Arbeitnehmer, aber auch aus Arbeitgeberperspektive mit sich. 

5. Reduzierung privater Ausgaben: Wenn Mitarbeiter bestimmte Betriebsmittel auch für private Zwecke nutzen dürfen (z.B. Laptop oder Handy), kann dies ihre privaten Ausgaben reduzieren und wird oft als zusätzlicher Bonus angesehen. Diese müssen dann nicht von dem ohnehin schon versteuerten Entgeld bezahlt werden. 

6. Markenidentität und -konsistenz: Indem du deinem Team spezifische Betriebsmittel zur Verfügung stellst (z.B. Laptops oder Software), kannst du sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit denselben Tools und Ressourcen arbeiten, was zu einer einheitlicheren Arbeitsweise und Markendarstellung führt.

7. Wertschätzung: Mitarbeitende erhalten etwas, dass auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Es handelt sich nicht einfach um irgend ein Geschenk, nur um etwas zu Schenken, sondern es entsteht vielmehr das Gefühl, dass sich jemand wirklich Gedanken darüber gemacht hat, was das Team brauchen könnte.

Auf was gilt es zu achten?

Die Schenkung von Betriebsmitteln als Geschenk an Mitarbeiter kann auch einige Nachteile oder Herausforderungen mit sich bringen:

1. Der persönliche Touch fehlt: Geschenke werden oft als persönliche Geste der Wertschätzung betrachtet. Das Schenken von Betriebsmitteln kann von einigen Mitarbeitern als unpersönlich oder sogar als rein geschäftsorientiert wahrgenommen werden, wenn das Geschenk ausschließlich der Arbeit dient.

2. Fehlende Abgrenzung von Arbeit und Freizeit: Wenn Betriebsmittel, die auch außerhalb der Arbeit genutzt werden können (z.B. Laptops oder Smartphones), verschenkt werden, könnte dies die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen lassen.

3. Mögliche steuerliche Komplikationen: Es kann kompliziert sein, den Unterschied zwischen einem Geschenk und einem Betriebsmittel für steuerliche Zwecke festzulegen. Du solltest im Vorfeld überlegen, wie sich der betriebliche Einsatz des Produktes rechtfertigen lässt. Ohne klare Dokumentation könnten solche Geschenke zu steuerlichen Herausforderungen führen.

4. Höhere Anfangskosten: Im Vergleich zu traditionellen Weihnachtsgeschenken können Betriebsmittel eine größere Anfangsinvestition erfordern.

5. Nicht alle Mitarbeiter haben denselben Bedarf: Während einige Mitarbeiter ein neues Betriebsmittel begrüßen würden, könnten andere es als unnötig empfinden, insbesondere wenn sie bereits mit dem vorhandenen Equipment zufrieden sind. 

6. Mögliche Neid- und Gerechtigkeitsprobleme: Wenn nicht allen Mitarbeitern dasselbe Geschenk oder Betriebsmittel von gleichem Wert angeboten wird, könnte dies zu Gefühlen von Ungerechtigkeit oder Neid führen.

Rucksack mit Firmenlogo als Möglichkeit

Auch eine Arbeitstasche kann als Betriebsmittel angesehen werden, insbesondere wenn sie primär für berufliche Zwecke verwendet wird. Im Kontext von Büroberufen oder anderen professionellen Tätigkeiten dient eine Arbeitstasche dazu, wichtige Arbeitsutensilien wie Laptop, Dokumente, Fachliteratur und andere notwendige Gegenstände zu transportieren oder eben auch den Arbeitgeber passend und ansprechend nach außen zu repräsentieren.

Eine Arbeitstasche hat somit nicht nur eine funktionelle Bedeutung, sondern kann auch für das Marketing und die Arbeitgebermarke nützlich sein. In diesem Sinne unterstützt sie den Betriebsprozess, auch wenn sie nicht direkt in ein Endprodukt einfließt.

Das Versehen der Rucksäcke oder Taschen mit einem Logo hat dabei nicht nur einen Einfluss auf die Mitarbeiterbindung und Außenwahrnehmung, sondern rechtfertigt darüber hinaus die berufliche Nutzung nochmals mehr. Die Individualisierung ist ein eindeuiges Zeichen für den beruflichen Zweck.

Fazit

Geschenke sind eine wertvolle Methode, um Dankbarkeit und Anerkennung gegenüber Mitarbeitern auszudrücken. In der Unternehmenswelt sind sie oft ein Symbol der Wertschätzung für Loyalität und Leistung. Sollten jedoch steuerliche Grenzen, die für Sachgeschenke an Mitarbeiter festgelegt sind, überschritten werden, stellt das Verschenken von Betriebsmitteln eine vorteilhafte Alternative dar.

Nicht nur bieten sie steuerliche Vorteile sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer, sondern sie erhöhen auch die Produktivität, unterstützen die Markenidentität und können die Mitarbeiterbindung stärken. Diese Methode zeigt zudem, dass das Unternehmen die Bedürfnisse und das Wohlbefinden seiner Mitarbeiter ernst nimmt. Dabei sollte jedoch immer darauf geachtet werden, dass das Geschenk sowohl den betrieblichen als auch den persönlichen Bedürfnissen des Mitarbeiters entspricht, um Neid oder das Gefühl von Ungerechtigkeit zu vermeiden.

Betriebsmittel sind also eine durchdachte und praktische Möglichkeit, Mitarbeiter über die steuerlichen Grenzen hinaus zu beschenken und gleichzeitig den Betrieb und die Arbeit des Teams zu fördern.